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项目管理心得

项目管理应用SAP PS模块,让你如虎添翼

发表人:admin 时间:2013-10-28 浏览4775人次

——SAP/PS在汽车装备制造工程项目中的应用

 

      经历大半年的准备,公司在6月初成功实施SAP,承载着公司最为重要管理变革的期望。用科学管理的理念重新梳理内部流程,如同传说中的打通任督二脉,增强内力;应用SAP犹如紧握信息利器独步行业。公司整体管理水平的提升,各部门的运作将逐步规范,作为项目管理一员,可以确信往后的工作开展将直接受益。

 

1. 公司实施SAP的背景看法--管理变革贯彻
      加入明珞的大半年时间里,我仿佛每天都在感受着公司的变化。 如果从管理变革的理由去观察实施SAP可能会容易理解。从公司的发展史可以看到,经过一段快速发展后,公司在汽车装备制造行业中,正循着可借鉴的发展路径:经验管理->科学管理->现代管理。从下面的不同管理阶段简单介绍,相信能够了解明珞管理上目前的状态和发展的方向。
      经验管理阶段:凭人的感觉、靠人的经验管理。随着公司的快速成长,个人管理的幅度无法具体到企业的每一个经营管理环节,因而管理混乱、财务失控、库存积压等问题越来越多,公司的成长受到严重的制约。
      科学管理阶段:科学的规范化、制度化、模式化的管理。通过计划、组织、指挥、协调、控制等各个方面都有科学的方法、规范的制度和标准的程序。在这种管理方式下,部门职能、岗位职责、行为准则、运作程序都实现了规范化;信息传递、工作流程实现了程序化;人才、资金、物资等资源的利用实现了科学化。这个阶段是公司发展过程中最为重要的阶段,为明珞长远的发展打造了一个坚实的基础管理平台。
      现代管理阶段:经历了科学管理的锤炼,已经建立了完善的管理制度,因此可以将制度中最积极的那部分核心价值提炼出来,让员工明白企业未来的发展方向以及员工自我在企业中的位置,从而实现企业与员工自我的共同发展,做到以人为本。
      可以看出,公司管理变革的方向正是进入科学管理阶段,所要达到的目标是:
      1)设计科学、规范的管理制度和业务流程,使之运作正规、经济、健康,用法治取代“人治”,降低能人变更在企业运作中产生的风险。
      2) 建立科学有效的决策机制,降低决策风险,稳健、成熟经营。
      相信公司的同事只要参与到公司发展过程中都能体会到这种转变,也引起过相应的思考。通过SAP的实施,公司正在将科学管理理念的转变,潜移默化地融入到各部门的工作中。作为项目管理部的一员,我在日常项目中与各部门的同事联系较多,SAP的应用也是改变着往常的一些工作方式。下面是我个人在项目实施中对SAP PS项目管理模块应用的一些小心得,权当抛砖引玉,希望能给同事们在工作上一点帮助,同时欢迎能和更多的同事一起分享使用SAP过程中的一些工作思考,促进各自工作的管理水平提升。

 

2. SAP在项目管理中的应用
      SAP项目管理模块(PS-Project System)是SAP系统中集成财务管理(FICO- Financial accounting and Controlling)、物流管理(MM-Material Management)、产品数据管理(PDM- Product Data Management)、生产管理(PP- Production Planning)、销售管理(SD- Sales and Distribution)等基础模块的项目管理系统。简单的说,除了PS模块自身的一些功能,很多项目信息是需要依靠其他部门的同事在操作业务的同时产生。

      经过3个月的SAP应用,很多同事可能由于分工不一样,接触的面较少,都认为SAP只是一种软件,而且操作比较繁琐。实际上SAP的运用是建立在公司各个紧密相扣的业务环节的认识上,是明珞科学管理理念在业务操作上的体现。对于不同部门的同事来说,随着公司管理要求的提升,往昔“管好自家一亩三分田”已经远远不够,因为现在通过SAP系统将各部门的业务整合成一个整体,SAP上的一个业务往往都是“牵一发而动全身”。如果从项目管理角度去探讨SAP的应用,可以通过以下几点向各位同事介绍应用SAP后在参与项目过程中一些新的要点及各位如何可以从中受益从而工作更高效、轻松。

 

2.1 .SAP/PS项目系统中的结构分类
2.1.1 SAP PS项目定义(项目编号)
  SAP PS模块的实现主要是通过项目编号对不同的项目制定唯一的编码,同时按编号对项目类型进行划分,便于集中管理和查询。在SAP PS项目模块中,装备工程项目如果从财务管理的角度来划分,主要可以分为投资(专项基建、技改类)、销售(生产、研发、贸易、售前、售后)和费用(专项展会、内部活动等)这三大类项目。通过在系统中建立系统索引,避免重复出错。具体可以详看《MINO-PM-SP-002 项目编号使用规定》。


2.1.2项目细分(WBS)--项目工作范围管理的确定
  通过结合Microsoft Project和 SAP PS模块,用层次结构的形式把项目计划细分,项目细分更加有利于管理和更好的完成任务。新项目工作结构的细分在标准模板中依据项目的功能、技术要求以及阶段进行重新分解。项目的WBS元素能够为各个项目参与部门更好的了解项目的基本结构提供基础,通过对项目的了解来规划时间和预算以及项目控制工作,从而减少因工作范围不清晰导致大量的无用功、紧急工作。项目过程监控、风险管理、财务成本管理等后续执行均建立在SAP的项目细分结构基础上,是项目信息传递的枢纽。


  
2.2 项目模板标准类型
2.2.1  项目模版意义
      在项目的前期准备阶段,必须首先明确项目的目标,为后期项目的具体规划提供依据,项目目标是为施工阶段的项目控制提供有效的依据。目前公司基于过往项目的整理和总结,形成涵盖明珞项目管理的细节、具有明珞特色的标准化项目计划模板用于指导新项目的开展,将过往项目的实施经验固化到模版中,优化项目结构,根据不同的模板进行维护和管理,做到缩短时间,提高工作效率项目的管理水平,使项目开展做到有的放矢,避免工作差错遗漏的发生。

2.2.2系统操作
      在项目启动阶段,项目经理可以根据项目的实际情况对模版中的实施步骤进行阶段性的调整,对项目工作的分层更便于项目经理对项目的投资和计划安排。在选择模板的时候,项目经理可以从已经建好的项目中筛选,复制模板后,根据项目的不同特性,进行项目类别规范,这样做有利于统筹公司所有实施项目的查询工作,也更方便查询某个项目实施过程中的项目信息。

 

2.3 物资管理工作
      SAP PS模块对系统的集成性,把采购、质检、仓储等与物料相关的信息流紧紧相连。明珞物料编码体系的形成将项目运作的物资信息标准化、透明化。从设计开始、到采购、到加工、到装配、到质检、到仓库管理、到成本结算,原来各个部门相对独立的物料凭证和符号统一为SAP系统中的公共编码,都能随时通过系统了解项目物料状态。
在实际的项目中,设计人员根据设计方案制作图纸和物料清单(E-BOM和带层级结构的P-BOM),采购人员要根据采购申请按物料型号、图纸进行采购件和外协件的采购工作,生产技术部根据项目计划和P-BOM制定生产计划,加工车间根据生产计划的加工订单加工,装配部门根据装配订单中的物料清单领料装配,质检部门根据采购件、半成品和设备到货完工状态进行质检并反馈相应结果,仓库根据物料编码对物料的有序管控,系统自动对物资材料的移动(收发料)进行工程成本计算和生成贷记库存的会计凭证,使物料的使用实时入账,准确快速。

 

2.4 预算控制工作
      项目的预算工作在项目开始筹备的初期就有明确的定义和准备工作。利用标准模板中的WBS元素对项目预算进行分类,计算出整体的成本预算,以此来作为控制成本的基础。
利用SAP PS模块连接SAP的财务控制功能,能够将成本的录入和物料的使用情况在业务部门进行系统操作时自动产生相应凭证(业务流程预先在SAP中配置),实现实际业务成本及时和准确的录入,通过预算与实际成本的对比,修正项目预算计划和优化后期项目实施方案,提高项目管理效益。

 

2.5计划进度管理工作
      在项目初期的准备阶段利用SAP PS模块的项目模块进行项目计划的细化,项目实施过程中在方便进行成本和资源管理的同时也能够对项目进度进行有效的管理。在项目初期的准备阶段,能够为每个项目进行合理的资源配置,估算出每个项目所需要的工程量和技术人员以及工期,根据这些数据能够进行单个项目的成本核算。在SAP的统一平台上,各个部门都能随时查看项目经理制定的项目计划和了解到整个项目不同阶段的进度,同时进行进度反馈(进度确认),从而使项目成员都能时刻聚焦在项目目标上,朝着项目目标奋进。通过SAP的进度管理报表,可以跟踪制定的项目计划,及时跟进延期工作及安排计划未来一定时间内的工作,充分体现汽车装备项目中的时间计划。

 

2.6 项目执行工作
  SAP PS模块在项目执行工作中作为项目成本管理的重要工具。,由于模块功能的集成,外部订单(根据相应的采购订单信息)和内部订单(加工装配订单)通过不同部门同事在系统中录入,项目的所有内部和外部成本都能及时地、完整地自动记入SAP系统,使项目成本管理落实到了每个订单,项目物资流向记录到每一步系统操作中,成本记入更及时和准确,消除了手工记入的疏漏和错误,提高了成本管理效率提高了项目管理的精确性。随着项目执行过程中对SAP系统应用的深化,项目的成本管理将逐步从注重获得成本数据、整合成本数据、校对成本数据,转变为基于所有成本数据进行详细的分析和发现成本偏差的原因,改善今后的成本管理,提高项目成本管理的能力,注重项目成本管理的主动性和计划性,不再被动地跟踪成本。

 

3. 总结
      采用SAP系统后,虽然磨合期伴随着工作方式的改变,给各位同事操作带来一定的额外工作。我们也可以看到,公司装备项目的实施效果正稳步改善,管理规范性、透明度和时效性大大提高,不论是项目的范围管理、成本管理、人员管理还是采购管理,从项目的启动与计划、项目的实施与执行到项目的管理与控制,在SAP系统的支持下,项目经理的管理幅度得到了提高,项目范围管理更严谨,成本管理更精确及时,采购管理流程可追溯,降低了项目风险,全方位地提高了项目管理水平,项目管理效率显著提升。项目团队可以高效地管理项目,工作具有更高的专业水平,项目团队人员更加精干。因此,SAP系统应用有利于对项目进行集中监控,集中管理,有利于大规模专业化的装备项目管理。
 

 

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