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项目管理心得

A3思维——丰田PDCA管理系统的关键要素

发表人:机械设计部 薛永行 时间:2012-12-11 浏览5270人次

丰田PDCA系统是企业提高生命力、获得持续改善的一整套体系,PDCA循环完全遵循科学步骤:“计划(Plan)”是提出一种假设或实验性的方案;“实施(Do)”是做试验;“检查(Check)”是收集测量数据;“处理(Act)”是解读结果,采取相应措施。PDCA系统—计划、实施、检查、处理,目前这个方法已经深入丰田公司内部,成为公司文化密不可分的一部分。

与之同样深入的是PDCA结果的报告方法——A3报告,出于效率的考虑,将每份报告的全部内容压缩在一张A3纸上面,即为“A3报告”,是丰田汽车公司创造的一套标准的有效解决问题和培养与提升自我改善能力的有效工具。

A3报告是一种报告书写方式,是一种强大的工具,但它更多体现的是一种思维方式,即本文所要阐述的“A3思维”,A3思维可以为高效、实时地解决问题奠定基础。

总结丰田公司A3系统背后的思路,可以将其提炼为7个要素:

1、 合乎逻辑的思维流程

正确运用A3思维可以推广和强化一种逻辑严密的思维流程。这种流程可以帮助你考虑到所有重要的细节,认识到很多潜在的解决途径,了解实施结果,预测各种潜在的障碍和可能性。这种流程除了可以用于解决经营、组织和工程问题,还适用于目标制度、政策制定、日常决策。

2、客观性

客观性是A3思维方式的核心部分。高效的问题解决者能够持续地检验其对形势的理解,发现其中臆想、偏见和误解的成分。在这个流程之初,我们就要用相关的事实和细节,用尽量客观的方式,确定这个问题到底是什么。另外,提出的补救措施或者行动方案应该以整个组织的利益为着眼点,而不是(即使是下意识地)追求个人利益。

3、结果和流程

“丰田重视结果,但同时也重视获得结果所采用的方法。”因为A3思维像重视结果一样重视个人能力的提升,所以取得结果所运用的流程至关重要。

同时,遵循这个流程但不能取得结果同样是低效的,糟糕的结果不但不能推动组织,还反映出个人对形势认知的欠缺。

A3思维认为,结果和流程都很重要,不能将结果的重要性置于流程之上,也不能因流程重要就置于结果之上。两者对于高效的组织提升和个人能力的发展都必不可少,至关重要。

4、综合、提炼和图形化

最有效的信息传递方式往往是图形,一个简单的示意图就可以用更少的纸张、更为迅速地将同样的信息表达清楚,同样,一个有关流程和问题的简单草图就可能代替一千个单词,节省大量解释的时间和精力。因此,A3思维倡导关键综合信息的图形化,以实现清晰、高效地交流信息的目的。事实上,在许多情况下,图形绘制行为本身就可以促进信息的综合、提炼过程。

5、校准

A3思维的第5个要素旨在强调在决策之前,就行动方案达成一致,然后共同采取措施的重要性。A3思维里的校准一般包括3个维度的沟通:各部门之间的横向沟通、上级和下级之间的纵向沟通、事前和事后的沟通。

丰田很重视组织内部的共识,尤其是一种很实际的共识。丰田公司意识到不可能在任何情况下都能够实现百分百的共识,因此,当问题解决者不能照顾到某个人的关注点时,就会找到那个人,向他解释为什么他所担心的问题没有能够解决。这种交流不仅是出于礼貌,更是用明确的行动证明问题解决者重视他的担心之处。同时,这也是一种委婉的请求,请相关个人为了全局牺牲一些自己的利益。这两个方面都能促进该组织的校准。

6、内部的相关性和外部的一致性

撰写A3报告的一个关键之处是注意报告中前后内容的逻辑性,这有助于促进问题解决方法内部的相关性,这种相关性是A3思维第6个要素的一部分。使用A3报告可以强化一种普遍的问题解决模式,凸显个人问题解决方法的相关性(或相关性的缺乏),问题解决方法内部的相关性对于高效地解决问题至关重要。

因为不同类型的A3报告(针对不同的组织形势而设立)在丰田公司内部很常见,所以该组织能够在各部门之间建立高度的一致性。一致的方法可以提升交流的效率,促进共识的形成。当组织成员了解了该方法中的某些委婉含义时,就能积极主动地向实施流程的问题解决者提供相关信息。

7、系统观点

站在整个系统的角度看待问题,这反映在A3思维的第7个,也是最后一个要素上。如果一个解决方案解决了某个部门的一个问题,却给该组织的其他部门带来了新问题,那么这种解决方案一般是不可取的。同样,执行某个措施的方案如果在实施某个目标的同时,影响了该组织其它目标的实施,那么这个方案也是不受欢迎的。因此问题的解决者应该是从全局的角度来认识形势,良好的建议方案应该服务于整个组织的利益。

以上是我对A3思维的初步认识,希望能够在学习之后选择其可借鉴之处在本部门进行试行或向外推广,以提高内部的问题解决能力和持续改善的能力。

 

 

 


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